BD Mikuláškovo nám. 12 a 13, bytové družstvo

ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ A DALŠÍCH INFORMACÍ

1. Úvodní ustanovení.
   1. BD Mikuláškovo nám. 12 a 13, bytové družstvo, IČO: 29201373, zapsané u Krajského soudu v Brně pod spis. zn. Dr 4898 (dále jen „BD“) tímto v souvislosti s Nařízením Evropského parlamentu a Rady Evropské Unie 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (dále jen „GDPR“) a v souvislosti se zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů, podává tyto informace a zásady zpracování osobních údajů v rámci činnosti BD.
   2. Tyto zásady informují o způsobu, povaze a účelu zpracování osobních údajů, které BD získává při své činnosti.
   3. Osobními údaji jsou veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě; identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby. 
   4. Subjektem údajů je poté fyzická osoba, jíž se osobní údaje týkají. Subjektem údajů není právnická osoba (zde jsou případně zpracovávány osobní údaje jejích zástupců).
   5. BD vypracovalo tyto zásady ochrany osobních údajů pro situace, ve kterých BD vystupuje jako správce osobních údajů, zejména ve vztahu k členům BD. Správcem osobních údajů je poté subjekt, který určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů a za zpracování primárně odpovídá. 
   6. V těchto zásadách bude dále označena společnost Správce budov s.r.o., IČO: 292 28 034, se sídlem Vranovská 45/1, PSČ: 614 00, Brno (dále jen „Správcovská společnost“), jakožto zpracovatel osobních údajů pro BD a jakožto společnost zajišťující správu domu, kde působí BD, tj. domu č.p. 573/12 a 574/13 v Brně, na adrese Mikuláškovo náměstí 573/12 a 574/13, Starý Lískovec, 625 00 Brno (dále jen „Dům“).
2. Zpracování osobních údajů.
   1. BD zpracovává ty osobní údaje, které mu jsou poskytnuty nebo které potřebuje ve vztahu ke své činnosti. BD se mimo jiné řídí zásadou, že bude shromažďovat a zpracovávat pouze ty osobní údaje, které jsou nezbytné pro zamýšlené účely vyplývající právě z činnosti BD.
   2. Zpracováním osobních údajů je jakákoliv operace nebo soubor operací s osobními údaji nebo soubory osobních údajů, který je prováděn pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení.
   3. Správce BD zpracovává osobní údaje těchto subjektů údajů:

1. členové BD, případně jimi určené kontaktní osoby;
2. nájemci nebytových jednotek
3. zaměstnanci BD nebo členové statutárních orgánů BD.

1. 4. BD zpracovává při své činnosti následující kategorie a typy osobních údajů:

• identifikační údaje 

Jedná se o následující typy osobních údajů: jméno, příjmení, titul, rodné číslo nebo datum narození, adresa trvalého pobytu, číslo průkazu totožnosti (občanského průkazu, číslo pasu nebo jiného obdobného dokumentu)

Tyto osobní údaje umožňují BD jednoznačnou identifikaci jeho členů a jsou zpracovávány za účelem zajišťování správy majetku BD. Bez jejich zpracování by nebylo možné provádět správu majetku ve vztahu k jednotlivým členům BD, např. konat schůze členů BD, provádět vyúčtování služeb apod.

Některé z uvedených osobních údajů lze dohledat přímo v katastru nemovitostí, proto jsou veřejně přístupné komukoliv (jméno, příjmení, titul, rodné číslo nebo datum narození, adresa trvalého pobytu).

• kontaktní údaje

Především jde o kontaktní adresu, číslo (mobilního) telefonu, e-mailovou adresa a další podobné informace. 

Tyto osobní údaje umožňují BD kontaktovat své členy a jsou zpracovávány za účelem zajišťování správy majetku BD. V souladu se stanovami mohou být použity při svolávání schůzí BD, rozesílání vyúčtování služeb apod.

Tyto osobní údaje jsou zpracovávány i za účelem oprávněného zájmu BD na efektivním a jednoduchém kontaktování členů BD, zjednodušení administrativy (např. elektronické zasílání zpráv).

• ostatní údaje a údaje o využívání služeb

SVJ může zpracovávat osobní údaje o tom, které služby využívají členové BD a nájemci jednotek, které si sjednali a jak je využívají (např. opravy, požadavky, žádosti, transakční údaje ve vztahu k činnosti BD).

BD rovněž může zpracovávat další údaje potřebné pro výkon správy majetku BD – např. číslo jednotky, kontakty na nájemce či jiné kontaktní osoby, číslo bankovního účtu, spojovací číslo SIPO. 

Rovněž může BD zpracovávat náměry podružných měřidel a indikátorů umístěných v nebytových jednotkách a údaje rozhodné pro rozúčtování služeb.

3. 5. Osobní údaje jsou BD zpracovávány zejména pro následující účely:

1. za účelem vedení seznamu členů BD (jméno, příjmení, titul, adresa trvalého bydliště, informace o jednotce); právním základem zpracování je plnění právní povinnosti;
2. za účelem vedení zápisů ze schůzí orgánů BD (jméno, příjmení, titul, informace týkající se subjektu údajů prezentované na shromáždění) – právním základem zpracování je plnění právní povinnosti;
3. za účelem vyúčtování plateb za služby spojené s pronájmem jednotky (jméno, příjmení, titul, údaje o jednotce, údaje o platbách a službách – spotřeby, číslo bankovního účtu); právním základem zpracování je plnění právní povinnosti;
4. řešení škod nebo nebezpečí škod (jméno, příjmení, telefon) – právním základem je ochrana oprávněného zájmu správce na bezpečnosti majetku BD;
5. informování členů o shromážděních BD a o dalších důležitých informacích spojených s fungováním BD a se správou majetku (jméno, příjmení, e-mail, telefonní číslo); právním základem zpracování je plnění právní povinnosti a/nebo oprávněný zájem BD na rychlém a efektivním kontaktování osob vystupujících vůči BD z pozice subjektu údajů;
6. zápis členů orgánů BD do veřejného rejstříku – právním základem zpracování plnění právní povinnosti.

1. 6. V případě, že je fyzická osoba v jakémkoli pracovním poměru nebo obdobném vztahu s BD (např. pobírá příjmy za výkon funkce v orgánu BD), zpracovává BD navíc také údaje o zdravotním pojištění, rodném čísle a výši těchto příjmů.
   7. Ke zpracování osobních údajů nad rozsah vyplývající ze zákona nebo např. v případech, kdy nelze takové zpracování podřadit pod oprávněný zájem správce, je nezbytný souhlas osoby, o jejíž osobní údaje se jedná. Souhlas musí být informovaný a konkrétní, nejlépe v písemné podobě. Souhlas se získává pouze pro konkrétní údaje na konkrétní dobu a pro konkrétní účel.

3. Osobní údaje zpracovávané Správcovskou společností.
   1. BD vykonává činnosti správy majetku BD spolu se Správcovskou společností. Správcovská společnost byla BD smluvně pověřena vybranou činností správy majetku. Mezi BD a Správcovskou společností existuje smluvní ujednání, které garantuje zpracování osobních údajů ve smyslu GDPR.
   2. Správcovská společnost zpracovává osobní údaje pro účely smluvního výkonu činností, kterými byla pověřena BD, vč. vedení účetnictví pro BD. 
   3. Správcovská společnost vede elektronickou evidenci subjektů osobních údajů, kteří jsou členy BD a nájemci nebytových jednotek v majetku BD. Správcovská společnost se zavázala, že bude dodržovat veškerá opatření nezbytná pro bezpečnost zpracování osobních údajů poskytnutých jí ze strany BD.
   4. Správcovská společnost zpracovává osobní údaje v rozsahu: jméno, příjmení, titul, e-mailová adresa, telefonní číslo, datum narození, údaje o bankovním spojení. U členů orgánů BD přistupuje zpracování data narození, rodného čísla, údajů o zdravotní pojišťovně.
4. Osobní údaje zpracovávané dalšími zpracovateli.
   1. BD i Správcovská společnost jsou oprávněni poskytovat osobní údaje v nutných případech i třetím subjektům, přičemž jsou povinni zaručit, že tyto třetí subjekty (například rozúčtovatelé tepla a vody, provozovatelé serverů, vývojáři počítačových aplikací apod.) zajistí ochranu osobních údajů subjektů údajů minimálně ve stejné míře, v jaké je poskytuje správce BD. 
   2. BD prohlašuje, že neposkytne osobní údaje subjektů údajů k marketingovým a podobným účelům. 
5. Bezpečnost zpracování osobních údajů.
   1. BD zavedlo vhodná technická a organizační opatření, a to s přihlédnutím k možnostem a stavu technického vybavení, nákladům na provedení, povaze, rozsahu, kontextu a účelům zpracování.
   2. Přitom BD především uchovává osobní údaje v prostorách, na místech, v prostředí nebo v systému, do kterého má přístup pouze představenstvo BD; jiné osoby mohou získat přístup k osobním údajům pouze se svolením předsedy představenstva BD nebo jím pověřené osoby.
   3. Dokumenty, které obsahují osobní údaje členů BD, jsou trvale umístěny v uzamykatelných skříních. Předseda představenstva BD a jím pověřené osoby manipulují s dokumenty s osobními údaji pouze v prostorách určených pro BD. Tyto dokumenty nebo jejich části nelze předávat cizím osobám nebo kopírovat a kopie poskytovat neoprávněným osobám.
6. Doba zpracování osobních údajů.
   1. BD zpracovává osobní údaje po dobu nutnou pro jejich zpracování. 
   2. Pokud je stejná fyzická osoba členem BD dlouhodobě, BD je v tom případě oprávněno zpracovávat osobní údaje po takto trvající právní stav, a to za všemi výše uvedenými účely. I pokud některá fyzická osoba přestane být členem BD, je možné dále zpracovávat její osobní údaje např. za účelem případného vymáhání nedoplatků či za účelem jiných nutných činností vykonávaných v rámci BD (např. pro účely vedení účetnictví a daňových kontrol).
   3. V případě, že jsou osobní údaje subjektu údajů uchovávány na základě pracovního nebo obdobného poměru, uchovává BD tyto údaje po dobu deseti let. Údaje potřebné pro účely důchodového pojištění uchovává Správce BD po dobu třiceti let.
7. Práva subjektů osobních údajů.
   1. Osoby, jejichž osobní údaje BD zpracovává, mají všechna práva spojená se zpracováním osobních údajů, která vyplývají z právních předpisů. Jedná se zejména o následující:
   2. Transparentnost a právo na informace. BD poskytne upozornění o tom, jakým způsobem používá osobní údaje. 
   3. Právo na přístup, opravu, omezení zpracování a výmaz. BD poskytne subjektům osobních údajů přístup k jejich osobním údajům, pokud to vyžadují platné právní předpisy nebo jejich žádost. Navíc opraví osobní údaje, pokud jsou nesprávné, nepřesné či neúplné. Subjekty zpracování osobních údajů mohou BD kdykoliv požádat o potvrzení, zda osobní údaje, které se jich týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud zpracovávány jsou, pak za jakými účely, v jakém rozsahu, komu jsou předávány či zpřístupněny, po jakou dobu budou zpracovávány, zda a jak uplatnit právo na jejich opravu, výmaz, omezení zpracování či jak a kde může subjekt osobních údajů vznést námitku proti zpracování svých osobních údajů. 
   4. Právo na výmaz osobních údajů, což znamená, že BD je povinno vymazat osobní údaje pokud (a) již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány, (b) zpracování je protiprávní, (c) subjekt údajů vznese námitky proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování, nebo (d) to stanovuje zákonná povinnost. Výjimkou jsou případy, kdy je nutné osobní údaje uchovat pro splnění právních povinnosti, z důvodu veřejného zájmu v oblasti veřejného zdraví nebo např. pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.
   5. Právo na omezení zpracování osobních údajů, což znamená, že dokud nebudou vyřešeny jakékoliv sporné otázky týkající se zpracování osobních údajů, musí být omezeno zpracování osobních údajů. Omezit zpracování je nutné, pokud je popřena jejich přesnost, pokud je zpracování protiprávní a subjekt údajů odmítne výmaz.
   6. Právo vznést námitku, které rovněž znamená, že subjekt osobních údajů může vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které jsou zpracovávány z důvodu oprávněného zájmu. Pokud vznese subjekt osobních údajů námitku proti zpracování osobních údajů z důvodu oprávněného zájmu, nebudou již Vaše osobní údaje pro tyto účely zpracovávány, pokud zde neexistují závažné oprávněné důvody pro další zpracovávání.
   7. Právo na přenositelnost dat. Na základě konkrétní situace existuje právo získat a opětovně použít osobní údaje napříč různými službami, včetně přenosu osobních údajů na jiného správce dat nebo na důvěryhodnou třetí stranu.
   8. Změny účelů zpracování a výslovný souhlas. Existuje možnost vyjádřit souhlas se zpracováním osobních údajů pro nové a jiné účely. 
8. Další pravidla při zpracovávání osobních údajů.
   1. BD se zavazuje zachovávat mlčenlivost o všech osobních údajích, s nimiž přijde při jejich zpracování do styku. 
   2. BD na žádost subjektů údajů poskytne subjektu údajů po prokázání jeho totožnosti, v sídle BD či elektronickou cestou bezplatně potvrzení, zda osobní údaje, které se ho týkají, jsou či nejsou zpracovávány a pokud tomu tak je, za jakým účelem, jaké typy osobních údajů jsou zpracovávány a plánovanou dobu jejich zpracování. Za každé další potvrzení o zpracování osobních údajů BD účtuje subjektu údajů přiměřený poplatek určený na základě administrativních nákladů.
   3. Informace obsahující osobní údaje členů a nájemců BD nebudou nijak zveřejňovány, pokud tato povinnost nevyplyne z právních předpisů. 
   4. BD nebude na nástěnce v Domě zveřejňovat osobní údaje členů a nájemců BD.  
   5. V SVJ se provozují kamerové systémy sledující prostory používané členy a nájemci BD. Existuje samostatná směrnice ohledně používání kamerového systému.
   6. Člen BD má právo na informaci o tom, jak ostatní členové a nájemci BD plní svou povinnost vyplývající ze zákona, tedy např. povinnost přispívat na náklady spojené se správou majetku a pozemku. V takovém případě nejde o zpřístupnění osobních údajů jinému subjektu, k němuž je nutné udělit souhlas; každý člen je totiž subjektem údajů i osobou, která v rámci plnění povinností stanovených zákonem přichází do styku s osobními údaji a je povinna zachovávat mlčenlivost. Člen BD je oprávněn nahlížet do všech dokumentů BD již ze zákona.
   7. Dohled nad dodržováním pravidel uvedených v těchto zásadách, jakož i vyřízení žádostí subjektu údajů podaných a hlášení bezpečnostních incidentů zajišťuje předseda představenstva BD, případně jím pověřený člen představenstva BD.
   8. BD je oprávněno průběžně aktualizovat tyto zásady. O jejich aktualizaci bude informovat dotčené subjekty údajů.

V Brně dne  

Za BD Mikuláškovo nám. 12 a 13, bytové družstvo  

____________________________________

Ing. Milan Buchta, předseda představenstva

Tyto zásady byly předloženy shromáždění členů BD konaném dne  31.5.2023 a všichni členové BD vzali na vědomí obsah těchto zásad.